Feest organiseren

Jump to: navigation, search

Deze pagina is incompleet. Je kan helpen door deze uit te breiden.

Bij het organiseren van een feest komen veel dingen om de hoek kijken. In dit bestand, dat natuurlijk open staat voor uitbreiding, komen tips, leidraden, draaiboeken, adressen e.d. aan bod om een goed feest te organiseren.

Inhoud

Organisatie

Om gehannes bij het organiseren van een groot feest te voorkomen is het van belang dat er een commissie gevormd wordt. Zeker als er dingen op het spel staan (geld bijvoorbeeld) is dat eigenlijk belangrijk. Huisfeesten en dergelijke kunnen vaak ook zonder, maar er moet altijd een aanspraakpunt. Onderstaande indeling en toelichting komt uit de evenemententraining van de SU gegeven door Tonnie Buitink.

Indeling commissie

Voorzitter
- Neuzen dezelfde kant op
- Zorgt voor goede communicatie
- Zorgt dat de Coördinator/Organisator zijn werk kan doen.
Penningmeester
- Belangrijkste schakel
- Na evenement nog steeds belangrijk (werk pas af als de financieën sluitend zijn).
- Niet verkijken op verantwoordelijkheden binnen deze functie
Secretaris
- Spil op het gebied van communicatie
- Goede verslaglegging (wel eens gehoord van de term 'Het wiel opnieuw uitvinden'?)
Sponsorcoördinator
- Voor alles is geld nodig en elke extra euro binnengebracht met sponsoring is een extra euro te besteden!
- In deze tijden een zware taak
- Zorgt voor goede verhoudingen tussen organisatie en sponsoren
Coördinator/Organisator
- Vreemde taak. Vaak werkt het fijner om opdrachten van een bestuur te krijgen om dingen te organiseren. Tonnie geeft voorbeeld van de Bata: Tonnie kan zich volledig toeleggen op het feest en wat andere zaken, het bestuur van het Batafeest zorgt ervoor dat hij zijn werk goed kan doen.
- Organisator kan een team mensen onder zich vormen om de puzzel klaar te krijgen.
- Verantwoording afleggen aan de rest van het bestuur.

Evenement op UT

Feesten gróter dan 20 personen moeten worden aangemeld bij Tonnie Buitink. Men zorgt voor een draaiboek waarin men moet voldoen aan gestelde eisen. De beveiliging, EHBO, PA&O en soms Tebodin (geluidscontrole) controleren.
Zie ook: Protocol feesten op de campus

Aan de slag

Allereerst moet op een rij gezet worden wát je nou precies wilt bereiken met je feest. De onderstaande lijst is een checklist, aan niet alles hoeft gewerkt te worden natuurlijk

  • Wat zijn je doelstellingen?
  • Wat wil je bereiken?
  • Wie doet wat?
  • Maak een organogram en hang dat op.
  • Maak een draaiboek en blijf dat bijwerken.
  • Maak een tijdsplan.
  • Reserveer (indien nodig) ruimtes.
  • Onderzoek openbaar vervoer (bij veel bezoekers kan er geinformeerd worden naar het laten rijden van extra bussen of treinen, is makkelijker dan vaak gedacht wordt).
  • Verdiep je in de benodigde vergunningen.
  • Maak een afspraak met de instantie die belast is met goedkeuring van draaiboeken e.d (brandweer, politie, Tonnie, PA&O etc.).

Communicatie

Interne communicatie

Verwerk alles in een draaboek. Bespreek zaken daar waar het hoort. Roddelen kan funest zijn voor een organisatie. Vergaderingen moeten niet te lang worden, anders is het alleen maar tijdverspilling. Maak een goede actiepuntenlijst en zorg ervoor dat die punten ook uitgevoerd worden. Spreek elkaar er op aan als taken niet uitgevoerd zijn. Let er op dat je niemand beschadigt.

Externe communicatie

  • Zeer belangrijk.
  • Één persoon, één spreekbuis.
  • Vertel nooit te veel (dingen die niet vast staan).
  • Agenda's zitten snel vol.
  • Zorg voor een document met in grote lijnen je plannen.
  • Schreeuw leuke dingen van de daken en fluister over zaken die misgaan.
  • In een geval van een calamiteit op de UT is de voorlichter van het CVB de enige die de pers te woord staat.
  • Zie ook Plakzuilen

Persbericht

De tien geboden bij het schrijven van een persbericht:

  1. Een persbericht bestaat uitsluitend uit feiten
  2. De kopregel bepaalt of de journalist verder leest of niet
  3. De eerste regels moeten antwoord geven op de vragen: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe
  4. Verplaats je in de journalist en zijn medium en stem de boodschap daarop af
  5. Schrijf de tekst zó, dat deze zonder verdere bewerking geschikt is voor publicatie
  6. Vermijd kreten als: 'uniek', 'aantrekkelijk', 'fantastisch'. Nieuws is geen reclame.
  7. Vermeld onderaan het bericht bij wie telefonisch nadere informatie kan worden verkregen en zorg dat deze persoon ook bereikbaar is.
  8. Een goede foto meesturen vergroot de kans op plaatsing
  9. Door de pers voortdurend op een goede wijze te informeren, maak je op termijn de beste kans op publiciteit
  10. De journalist bepaalt uiteindelijk altijd of en hoe er over een bepaald onderwerp geschreven wordt.

Geld

Begroting maken

  • Maak een reeële begroting.
  • Durf om hulp te vragen.
  • Play safe door de uitgave iets hoger in te schatten.
  • Let op BTW! (en bij het huren van taps op de kosten voor koolzuur)

Sponsoring

Een evenement kan niet bestaan zonder sponsoring. Je kan op twee manieren geld binnen halen:

Harken
Alles wat je kan krijgen binnen halen (100 borden in je tuin). Nadeel is dat je niet iedereen tevreden kan houden op die manier
Hoofdsponsoren
Een klein aantal goede sponsoren die meestal meerdere jaren meegaan. Zo kun je je best doen om hen het best te laten presenteren en het naar de zin te maken. Vertroetel je sponsoren, zorg dat ze blijven!

Binnenhalen =

Ga als jezelf
Heb je een commissietrui, of andere herkenbare kleding van je club, trek dit aan. Bedrijven vinden dit mooi. Ga niet stoer in pak en met koffertje naar een bedrijf toe, want ze lachen je uit.
Folder
Maak een folder met alle mogelijkheden en verspreid deze onder potentieële sponsoren. Zet daar in wat de sponsor kan verwachten en wat je met het evenement wilt bereiken.
Weet bij wie je moet zijn
Zoek bedrijven die passen bij het evenement. Zoek op naar wie of welke afdeling je post moet sturen. Begin niet met 'beste', je kent die persoon niet eens! Sluit de brief formeel af. Hemel jezelf niet te veel op, je moet anders verdomd veel waarmaken.
Gebruik de UT als wapen
Nodig sponsoren uit om naar de UT te komen (bij een evenement op de UT natuurlijk). Laat zien waar het is
Gevraagde bedragen
Zijn ze reeël? Je kan niet 6000 euro vragen voor een standaard flatfeest.

Vaak is het nog het beste als je ergens al contacten hebt. Check bij je werk of ze je niet mee willen helpen. Al krijg je een vrachtwagentje mee van je tuincentrum, je kan dan in ieder geval wél alle dingen naar het plaats delict brengen!

Veiligheid

Bij het organiseren van een feest staat veiligheid voorop. Hier wordt erg streng op gecontroleerd en moet niet onderschat worden, zeker niet als het een open feest betreft.

Vergunningen

Moeten worden aangevraagd via dhr. Buitink.
Zie ook:

Veiligheidsplan

In principe moet er bij elk groter feest een veiligheidsplan aanwezig zijn. Zeker als er vergunningen aangevraagd moeten worden is dit een vereiste.

Tips

  • in veel woningen wil het brandalarm nog wel eens afgaan bij het gebruik van rookmachines.
  • het FB verhuurt brandmelders.
  • houdt de Campuswacht te vriend; ze kunnen je bij rare situaties vaak helpen.

Tips bij specifieke evenementen

Gala

Bij het organiseren van een gala is het handig om mensen van te voren de gelegenheid te geven een stijldanscursus (2 a 3 avonden) te volgen. Zo voorkom je dat je gala meer een soort zuipen in pak wordt. Als je een band kiest voor je gala let er dan ook op dat ze stijldansmuziek kunnen spelen, een goed voorbeeld van een band die zowel gewone als stijldansmuziek speelt is Zwicked! The band. Wanneer je op zoek bent naar een studentenband, kan je ook altijd contact opnemen met de Popsi popsi@apollo.utwente.nl. Zij hebben contactgegevens van alle studentenbands die oefenen in de studio's in de Vrijhof.

Evenementen buiten

Voorkom geluidsoverlast. Door speakers slim op te stellen hoef je deze minder hard te zetten om op je feest toch voldoende muziek te hebben. Denk om hoe geluid reflecteert tegen gebouwen en voorkom dat je geluid in de richting van woonhuizen kan gaan. Op het moment dat luidsprekers buiten staan mag de politie ze veel eerder meenemen dan wanneer ze binnen staan. Je kan nog zo'n mooie vergunning hebben, zodra er overlast is, pats boem.. feest voorbij... Bij de dichstbijzijnde rand van de campus moet het geluidsniveau 60dB (of 50dB voor muziek) zijn (aldus het bestemmingsplan van de Campus). In principe niet haalbaar voor een buiten evenement, zorg daarvoor dus dat je de omwoonende goed, en op tijd, inlicht en een goede verstandhouding hebt. Als de politie uiteindelijk langs komt met een klacht van geluids overlast probeer zo veel mogelijk uit te rekken (beloven het zachter aan te doen e.d.). Dit kan je vaak 1 a 2 keer doen voordat het feest echt afgelopen moet zijn (onder voorwaarde dat het nog geen 0:00 geweest is). Over het algemeen hebben de omwonenden niet zo veel problemen met een feest (als het niet te lang door gaat met veel geluid in de avond/nacht), maar er zijn een aantal rotte appels.

Adressen

Bands

DJ's/Drive-ins

Drankenhandels

EHBO

Fotografen

  • Foton De fotografievereniging van de UT heeft de apparatuur en expertise om je feest/gala mooi te fotograferen.
  • fotos.by.NL Galafotografie voor portretfoto's. Vanaf ongeveer 200 galagasten is dit gratis.
  • [1] Galafotografie. Vanaf 150 galagasten is dit gratis. Hoge kwaliteit en service.
  • Gala Fotograaf Galaportretten en sfeerfoto's. Lage nabestelprijzen.

Verhuurbedrijven

Catering

Geluid

  • De Vestingbar heeft expertise en apparatuur.
  • Een geluidsinstallatie geschikt voor buitenevenementen is tegen vriendelijke prijzen te huur van de H.S.V. High-Tech-Hitters.
  • Een Geluidsinstallatie bestaande uit 2x200W topkasten en 2x200W basskasten is te huur voor gebruik op de campus, voor meer info : Speakerverhuur@gmail.com
  • Hecla Geluid, licht en video.

Steigermateriaal

  • Busscher Weerselo, o.a. tenten en steigermateriaal.
  • Heb je steigerpijpen nodig, Merkensteijn aan de Kanaalstraat is makkelijk. Wees aardig, haal desnoods zelf de spullen op en voor een kratje pils kan je zo een mooi podium bouwen.
  • Skyfly, www.skyfly.nl

Tenten

Algemene verhuur

  • Boels, grote verhuurder van bijna alle non-catering-zaken (tenten,verwarming etc).
  • P&R Verhuur, grote verhuurder van bijna alle non-catering-zaken (tenten,verwarming etc).
  • Twentetap Partyverhuur, Verhuur van biertaps, tenten en alles wat je nodig hebt voor een feest. Ook voor het leveren van bier en frisdrank.

Overig

  • Event Provider, kan hele feesten in één keer regelen.
  • Lydison Catering, horeca en aanverwante verhuur.
Personal tools